Property Management System

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Il Property Management System, noto anche con l'acronimo PMS, è un sistema software utilizzato nel settore alberghiero e immobiliare, quali hotel, B&B e case vacanza, per automatizzare e gestire le operazioni quotidiane di una struttura ricettiva.

Attraverso il programma, il personale della struttura alberghiera può facilmente gestire il calendario delle prenotazioni e dei soggiorni, il check-in e check-out degli ospiti, gli ordini di servizio, i conti e le fatturazioni. Originariamente nati per la gestione delle prenotazioni e del front office, i moderni PMS si sono evoluti in piattaforme di gestione integrate che coordinano vari reparti, tra cui vendite, contabilità, housekeeping e servizi agli ospiti.

Alcuni software di PMS più completi integrano Channel Manager e Booking Engine per la gestione dei canali OTA (Online Travel Agency) e delle prenotazioni dirette sul sito della struttura.

I software più evoluti prevedono anche funzionalità avanzate come statistiche, moduli di housekeeping, report ISTAT, invio automatico delle schede alloggiati^[1], virtual concierge (portiere virtuale), gestione multi-struttura da una sola piattaforma e gestione della raccolta del consenso per le informative privacy conformemente al regolamento GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati n. 2016/679 dell'Unione Europea).

I PMS (Property Management System) più utilizzati in Italia ad oggi sono Slope, Opera e Protel. ^[2]

Storicamente, la gestione delle proprietà alberghiere avveniva tramite registri cartacei o fogli di calcolo manuali. Con l'avvento dell'informatica negli anni '70 e '80, sono comparsi i primi sistemi digitali installati localmente (on-premise).

A partire dal 2015, il settore ha visto una migrazione massiccia verso tecnologie cloud computing e modelli SaaS (Software as a Service). Questo passaggio ha permesso di abbattere i costi di infrastruttura (server fisici) e di garantire l'accesso ai dati in tempo reale da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Un PMS standard offre un set di strumenti essenziali per la gestione operativa:

• Gestione Prenotazioni (Booking Engine): Visualizzazione delle disponibilità su un calendario interattivo (tableau) e inserimento di nuove prenotazioni.
• Front Desk: Gestione delle procedure di check-in e check-out, assegnazione delle camere e gestione delle chiavi elettroniche.
• Contabilità e Fatturazione: Calcolo del conto, emissione di fatture o scontrini fiscali e gestione dei pagamenti.
• Housekeeping: Comunicazione in tempo reale tra il front office e il personale di pulizia per lo stato delle camere (pulita, sporca, in manutenzione).

Per competere nel mercato digitale, i PMS moderni fungono da hub centrale collegandosi ad altri software specializzati.

Channel Manager: Sincronizza automaticamente disponibilità e prezzi sui vari canali di vendita online (OTA come Booking.com, Expedia, Airbnb, ecc.) e metasearch (Google Travel, Trivago, Tripadvisor), evitando il rischio di overbooking.

Booking Engine: Permette alla struttura di ricevere prenotazioni dirette dal proprio sito web ufficiale, riducendo le commissioni verso intermediari. L'adozione di questo strumento ha visto una crescita in seguito al superamento della cosiddetta parity rate (o parità tariffaria) attraverso il Ddl concorrenza^[3]. Si trattava di una clausola contrattuale imposta dalle OTA che obbligava gli hotel a mantenere lo stesso prezzo su tutti i canali di vendita online. Con l'abolizione di tale vincolo le strutture ricettive hanno potuto iniziare a offrire tariffe più vantaggiose sul proprio sito rispetto ai portali terzi.

Adempimenti normativi: In Italia, i PMS avanzati automatizzano l'invio delle "Schedine Alloggiati" al portale della Polizia di Stato e la trasmissione dei dati statistici all'ISTAT^[4].

Gestione Privacy (GDPR): Moduli specifici per la raccolta del consenso e il trattamento dei dati personali in conformità con il Regolamento UE 2016/679.

Esistono due modelli principali di architettura tecnologica:

On-premise: Il software è installato su server fisici all'interno della struttura. Richiede manutenzione hardware e aggiornamenti manuali.

Cloud-based: Il software risiede su server remoti gestiti dal fornitore. Offre maggiore sicurezza dei dati (backup automatici), scalabilità e integrazione facilitata tramite API (Application Programming Interface).

A differenza del passato, dove l'utilizzo di un PMS richiedeva l'installazione del software on site, oggi la maggior parte dei software lavora in cloud. Il cloud mette l’utente nelle condizioni di usufruire di un applicativo senza doversi preoccupare di gestire nessun aspetto infrastrutturale: dall’acquisto dell’hardware necessario per farlo girare (il server fisico) a dover chiamare un tecnico per risolvere problemi o eseguire aggiornamenti^[5].

• Albergo
• Bed and Breakfast
• Turismo